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Comment accueillir un nouveau collaborateur en visio ?

By 2 avril 2020 novembre 2nd, 2020 No Comments

Un nouveau collaborateur rejoint votre équipe dans quelques jours. Manque de chance : la France est en période de confinement et vous ne pourrez donc pas l’accueillir physiquement. Comment lui transmettre la culture de votre entreprise, le cadre de travail et vos attentes opérationnelles ?

Découvrez  l’histoire de Clémentine, une manager du réseau UpTogether qui a vécu cette situation et qui a co-écrit avec notre réseau un plan d’action pour gérer au mieux cette situation. C’est simple et c’est efficace. Pour une lecture plus rapide, accédez au format infographique en cliquant ici.

Quel est le problème de Clémentine ? 

Clémentine est manager d’une équipe de développeurs web constitués à 50% de développeurs prestataires. Afin d’agrandir son équipe, un recrutement a été validé pour son équipe. Son nouveau collaborateur s’appelle Jean-Marc. Il arrive lundi et dans le contexte du confinement lié au Coronavirus, il ne pourra être accueilli par Clémentine en présentiel. Comment faire en sorte d’intégrer Jean-Marc dans l’équipe et lui transmettre la culture d’entreprise mais aussi les règles de l’équipe et les attentes opérationnelles fortes ?

Les infos clés soulevées par les managers UpTogether :

  • Clémentine n’a jamais eu le moindre échange avec Jean-Marc car elle n’a pas participé au recrutement.
  • La période de confinement implique 4 semaines de télétravail.
  • Les équipes de Clémentine sont autonomes et seniors.
  • Le Lead Développeur chargé traditionnellement de l’intégration est détaché ponctuellement sur un autre projet
  • Clémentine ne sait garantir à date que Jean-Marc aura tout son matériel de disponible.
  • Clémentine a mis en place des rituels de communication tous les matins pour structurer les temps d’échange

Les solutions proposées par les managers UpTogether

Avant l’arrivée de Jean-Marc… 

  • S’assurer avec les équipes techniques que tout le matériel, les accès informatiques, les créations de compte soient faites. Prévoir un Plan B si pas de matériel : documentation à lire en opensource…
  • Définir une matrice des « Must Have » :
    • Listes des attentes sur le poste (technique, posture)
    • Les technologies a maitrisé au bout de X mois.
  • Lister en tant que manager toutes les actions à mettre en place par Clémentine pour réussir l’OnBoarding (cela constituera une trame pour les futurs On Boarding)
  • Définir une personne dans l’équipe qui sera « parrain » et qui accompagnera la montée en connaissance de l’environnement technique. Présenter à ce « Parrain » avant démarrage les attentes, la durée, l’objectif de cette mission de parrainage et le cadre.
  • Envoyer « un portrait chinois » ou le « X’ User Guide »de l’équipe avec par exemple :
    • Le raccourci clavier préféré
    • Les irritants de chacun
    • Sa « Stack » préférée
    • Son langage de programmation préféré
    • Son dernier livre…
  • Envoyer un mail J-1 pour présenter le programme de la semaine d’arrivée :
    • Café virtuel avec chacun des membres de l’équipes
    • Café virtuel avec le N+1 de Clémentine ou CTO
    • Café virtuel avec des membres d’autres équipes qui pourraient avoir une interaction
    • Les habitudes de l’équipe : réunion d’équipe, dress code, matériel, utilisation de slack…

Dès l’arrivée de Jean-Marc…

  • Prendre du temps dès le début pour définir le cadre de travail et apprendre à se connaitre. Organiser un brainstorming à deux en visio sur :
    • Ce que j’attends de toi…
    • Ce que j’ai besoin pour bien travailler
    • Ce qui m’empêche de bien travailler (Mes irritants)
    • Ce que tu devrais savoir sur moi pour t’aider à me comprendre…
  • Écrire et présenter les règles du jeu sur le suivi de l’activité entre Clémentine et Jean-Marc.
  • Accueillir Jean-Marc avec le CEO en café visio
  • Créer une réunion d’accueil visio avec l’équipe : « Chacun rapporte un objet de ses dernières vacances »
  • Faire produire un rapport d’étonnement à Jean-Marc sur son arrivée au sein de l’entreprise :
    • Ce qui t’a le plus étonné
    • Ce qui t’a plu
    • Ce qui t’a été fastidieux

Découvrez comment bien accueillir un collaborateur en télétravail en images

onboarding distance covid

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