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Votre équipe et vous êtes en télétravail ? Comment communiquer efficacement avec son équipe à distance ?
Découvrez l’histoire d’un manager du réseau UpTogether qui a vécu cette situation et qui a co-écrit avec notre réseau un plan d’action pour gérer au mieux cette situation. C’est simple et c’est efficace. Pour une lecture plus rapide, accédez au format infographique en cliquant ici.
Les solutions proposées par les managers UpTogether
Conseil N°1 : Organiser des temps d’échanges collectifs
Nous vous livrons une trame de réunion d’équipe courte et efficace. Chaque personne prend la parole à tour de rôle et explique en 5 minutes maximum :
- Ses 3 victoires et défaites de la semaine.
- Ses 3 priorités.
- Une info à partager avec l’équipe.
Les petits plus :
- Mettre cette trame sur un outil visuel partagé de tous (Google sheet, Trello…).
- La faire remplir par l’ensemble de l’équipe y compris le manager avant la réunion.
- Faire tourner l’animation de la réunion et nommer un maitre du temps.
- Si besoin d’aide, les personnes qui y répondent lèvent juste le doigt et l’organisation se fera en dehors de la réunion.
L’idéal est de réaliser un point en milieu de semaine pour revenir sur les 3 priorités de chacun et les besoins d’aide uniquement, en 2 minutes par personne. Il faut se sentir libre de tester et de faire évoluer. Vous pouvez choisir en équipe de changer la fréquence des réunions ou leur forme.
Conseil N°2 : Organisez des temps d’échanges individuels
L’objectif est d’organiser un temps d’échanges de 30 minutes pour aborder uniquement les conditions de travail et le ressenti face au confinement. C’est l’occasion de « prendre le pouls » et de déterminer si vous pouvez mettre en place des actions pour améliorer le bien-être de chacun. Certaines personnes ont davantage besoin de ces temps d’échanges : ceux qui vivent seul(e)s, qui ont peu d’échanges avec d’autres services ou d’autres collaborateurs par exemple. N’hésitez pas à ouvrir votre agenda, c’est-à-dire le rendre consultable par vos collaborateurs. Indiquez-leur qu’ils peuvent ainsi consulter vos plages horaires libres et vous demander un rendez-vous.
Conseil N°3 : Optimisez les échanges en dehors des réunions
Lorsqu’on travaille à distance, les échanges écrits peuvent venir remplacer ou renforcer les échanges en visio.
- Il faut se poser la question : toutes les réunions sont-elles nécessaires ? Des échanges écrits ne peuvent-ils pas suffire ?
- Pour gagner en efficacité lors des réunions : envoyez des documents à lire avant, demandez à vos collaborateurs de préparer si nécessaire des éléments, etc.
Découvrez les solutions pour mieux communiquer en télétravail en images
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