Les tips de la communauté

Comment accompagner ses collaborateurs à être plus efficace

By 18 novembre 2019 juin 28th, 2021 No Comments

L’un(e) de vos collaborateurs(trices) est très performant(e) et investi(e) sur le terrain. Mais quand il s’agit de bureautique, il ou elle perd beaucoup de temps dans des tâches simples et son efficacité se retrouve impactée. Comment pouvez-vous l’aidez à mieux gérer son temps et à gagner en efficacité ?

Découvrez  l’histoire de Marc, un manager du réseau UpTogether qui a vécu cette situation.

Et qui a co-écrit avec notre réseau un plan d’action pour gérer au mieux cette situation. C’est simple et c’est efficace. Pour une lecture plus rapide, accédez au format infographique en cliquant ici.

Quel est le problème de Marc ? 

Sophie a 48 ans. Elle est cheffe de chantier. Son manager, Marc, la trouve très investie dans son travail et très performante sur le terrain. Mais lorsqu’il s’agit de réaliser au bureau des documents de travail, elle perd beaucoup de temps et refuse d’être formée à ces outils bureautiques.

Marc aimerait qu’elle prenne conscience de son manque d’efficacité et qu’elle accepte d’être accompagnée.

Les infos clés soulevées par les managers UpTogether :

  • Sophie est très bonne dans ses missions de cheffe de chantier. Elle ne compte pas ses heures ce qui l’amène à être souvent stressée.
  • Sophie s’est vu confier il y a 6 mois la rédaction de documents administratifs.
  • Sophie peut passer plusieurs jours à réaliser ces notes de travail au lieu d’être sur le terrain.
  • Sophie a compris l’utilité de ces notes pour l’entreprise mais a du mal à accepter cette nouvelle tâche.
  • Marc a mis en place des formations en interne et proposé à Sophie de créer un binôme avec une personne de l’équipe plus expérimentée sur ces outils de bureautiques. Les résultats sont négatifs, Sophie est réfractaire.

Les solutions proposées par les managers UpTogether

  • Organiser des échanges en interne avec des personnes du même métier pour partager les bonnes pratiques et les conseils du quotidien.
  • Comprendre les freins psychologiques en lui demandant clairement «pourquoi cela te prend tant de temps ? »
    • Lui proposer des réponses fermées : « peur de mal faire / manque de maitrise / ça t’ennuie… »
    • Lui demander si elle aime ou pas produire ces notes.
  • Valoriser son travail auprès du reste de l’équipe pour montrer l’importance de ces documents.
  • Co-écrire son agenda idéal pour l’aider à anticiper et estimer le temps nécessaire à la réalisation des tâches bureautiques.
  • Identifier des outils plus simples basés sur la photo et vidéo. Assurer leur mise en place par le collaborateur en difficulté en binôme avec un autre membre de l’équipe pour créer une dynamique collective.
  • Réaliser un tutoriel pour lui expliquer le fonctionnement des outils utilisés.