L’un(e) de vos collaborateurs(trices) est très performant(e) et investi(e) sur le terrain. Mais quand il s’agit de bureautique, il ou elle perd beaucoup de temps dans des tâches simples et son efficacité se retrouve impactée. Comment pouvez-vous l’aidez à mieux gérer son temps et à gagner en efficacité ?
Découvrez l’histoire de Marc, un manager du réseau UpTogether qui a vécu cette situation.
Et qui a co-écrit avec notre réseau un plan d’action pour gérer au mieux cette situation. C’est simple et c’est efficace. Pour une lecture plus rapide, accédez au format infographique en cliquant ici.
Quel est le problème de Marc ?
Sophie a 48 ans. Elle est cheffe de chantier. Son manager, Marc, la trouve très investie dans son travail et très performante sur le terrain. Mais lorsqu’il s’agit de réaliser au bureau des documents de travail, elle perd beaucoup de temps et refuse d’être formée à ces outils bureautiques.
Marc aimerait qu’elle prenne conscience de son manque d’efficacité et qu’elle accepte d’être accompagnée.
Les infos clés soulevées par les managers UpTogether :
- Sophie est très bonne dans ses missions de cheffe de chantier. Elle ne compte pas ses heures ce qui l’amène à être souvent stressée.
- Sophie s’est vu confier il y a 6 mois la rédaction de documents administratifs.
- Sophie peut passer plusieurs jours à réaliser ces notes de travail au lieu d’être sur le terrain.
- Sophie a compris l’utilité de ces notes pour l’entreprise mais a du mal à accepter cette nouvelle tâche.
- Marc a mis en place des formations en interne et proposé à Sophie de créer un binôme avec une personne de l’équipe plus expérimentée sur ces outils de bureautiques. Les résultats sont négatifs, Sophie est réfractaire.
Les solutions proposées par les managers UpTogether
- Organiser des échanges en interne avec des personnes du même métier pour partager les bonnes pratiques et les conseils du quotidien.
- Comprendre les freins psychologiques en lui demandant clairement «pourquoi cela te prend tant de temps ? »
- Lui proposer des réponses fermées : « peur de mal faire / manque de maitrise / ça t’ennuie… »
- Lui demander si elle aime ou pas produire ces notes.
- Valoriser son travail auprès du reste de l’équipe pour montrer l’importance de ces documents.
- Co-écrire son agenda idéal pour l’aider à anticiper et estimer le temps nécessaire à la réalisation des tâches bureautiques.
- Identifier des outils plus simples basés sur la photo et vidéo. Assurer leur mise en place par le collaborateur en difficulté en binôme avec un autre membre de l’équipe pour créer une dynamique collective.
- Réaliser un tutoriel pour lui expliquer le fonctionnement des outils utilisés.
Hello,
je trouve cette info top, car elle décrit bien le contexte et les solutions proposées de manière simple à lire 🙂
Super infographie, j’aime un peu moins les couleurs des infobulles, mais c’est subjectif.
Super infographie, j’aime un peu moins les couleurs des infobulles, mais c’est subjectif.
Contenu très intéressant qui donne des pistes pour accompagner et tirer un collaborateur vers le haut.
Hello Grégoire,
Même retour que ton précédent mail, j’aimerais une petite astuce bien concrète, prête à l’emploi !
Le visuel guide très bien la lecture, c’est très réussi.
La palette de couleurs est peut être trop riche par contre.
Si cela est possible, mais cela viendra avec le temps, il serait bon de pouvoir créer un ensemble de pictogrammes standards, notamment pour catégoriser les cas dans des grands thèmes.
Je trouve cela très bien, clair, concis et très proche de ce que nous visons en atelier. Bravo!
Toutes les pistes de travail ont été explorées je n’en vois pas d’autre.
Ce cas me parle : j’ai eu une Sophie dans mon équipe et à l’époque j’ai essayé de comprendre le blocage psy, j’ai fait un MOP ultra détaillé avec des visuels, et j’ai mis en place un binôme de travail. Cette personne ne souhaitait pas réaliser cette tâche car elle n’aimait pas Excel. Je l’ai obligée et à force de pratiquer elle a réussit. Je ne l’ai jamais culpabilisée mais je l’ai encouragée et parfois j’ai tourné ses craintes en blagues! (gentilles bien sûr)
C’est utile ! Mais elle manque de la partie plus croustillante : Suite à l’application des conseil, Marc a t il résolu son problème ?
Cela se lit très bien, très vite, sans y revenir.
L’enchaînement est bien fait, et le schéma global d’approche est clair.
J’ai juste pas mis 5 étoile parceque je pense qu’il manque sur le fond de cette histoire 2 choses :
– Il y a sans doute un problème psy vis à vis du travail de bureau. Mais les questions sont posées aussi dans ce sens.
– Il existe des formations rapides pour ce genre de refus. A base de quickwin, et de déssacralisation de l’outil bureautique.
Je trouve ça très bien.
Pour avoir été longtemps comme Sophie, la solution est pas mal et j’aurais pu facilement me retrouver dedans.
Forme :
– couleurs fades,
– charte graphique disparate
– pas de lien évident dans les 2 parties
Fond :
– adapté aux grosses structures qui ont des ressources avec du temps
– je ne suis pas sur que les solutions proposées soient pertinente, manque l’aspect de « si elle ne le fait pas … quid ? Licenciement ? »
Infographie de qualité, tant par le design que par le contenu.
Les + :
– contenu synthétique : mémorisation favorisée
– séparation des 3 parties : annonce de la problématique / contexte / solution.
– La problématique sous forme d’une question générale suivie d’une déclinaison particulière permet de bien s’approprier la question.
– Le contexte sous forme de quelques paragraphes (il n’en faut pas plus : peut-être que 4 points seraient suffisants) est important pour entrer dans le concret.
– L’utilisation de phrases verbales pour les solutions donne du dynamisme à l’infographie et donc à l’imprégnation des conseils
– L’utilisation des dessins et la mise en relief des mots-clés pour les solutions permet également une meilleure mémorisation car cela accentue le message à retenir
Les – : (car il en faut quand même !)
– Il y a une incohérence sur les prénoms entre Marc et Sophie. On parle du cas de Sophie alors que c’est le cas de Marc qui est confronté à …
– Répétition inutile du petit texte introductif juste au dessus de la notation de l’infographie
– un format paysage serait peut-être plus adapté car on aurait moins besoin de scroller
C’est très clair. Je comprends très vite la problématique, le contexte pour mieux comprendre le problème et les différentes solutions apportées.
Je me demande si vous ne devriez pas ajouter un paragraphe supplémentaire sur ce qui a été mis en place ?
Autre point, je me demande l’importance accorder au titre « Le problème de Marc ». C’est en gras et je n’apprends rien (à part que c’est le manager)
En termes de design, je ne suis pas spécialiste mais je trouve ça un peu brouillon. Les couleurs, les formes, les polices… peut mieux faire 🙂
Sur le fond, je connais le cas original et je trouve que c’est bien retranscrit mais il serait intéressant d’avoir les next steps, non ?
rapide, simple, clair, efficace
Je trouve la mise en page trop basique. Cela ne représente pas assez l’innovation que vous apportez. Sinon, c’est clair et cela répond bien à la problématique.
A voir, quelle est l’objectif mais je trouve le « Call to action » un peu faible / Un peu tardif. j’aurai rappelé plus tôt le fait qu’il y a d’autres cas documentés sur UpTogether.
Bon déroulé de la problématique et des solutions.
permet « d’attraper » de bonnes idées en très peu de temps
c’est synthétique et clair. Les étapes du codev sont bien représentées. On retrouve facilement les informations et conseil pour traiter le problème
Le doc est assez clair et rapide à lire. ça serait sympa d’avoir la suite de l’histoire, est-ce que ça a fonctionné ou non.